Pzez standardy współpracy podmiotu z wolontariuszami rozumiemy zasady, które gdy zostaną spełnione, gwarantują przyjazne i uczciwe podejście do wolontariuszy, ale także zgodność z zapisami ujętymi w Ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Standardy współpracy z wolontariuszami projektu "Ochotnicy warszawscy" opisaliśmy w sześciu etapach.
Etap I - Przygotowanie organizacji do pracy z wolontariuszami
Zasada 1: Znamy i respektujemy prawne aspekty pracy z wolontariuszami.
- Zawieramy porozumienia z wolontariuszem.
- Zobowiązujemy się do zwrotu kosztów poniesionych przez wolontariusza w ramach wykonywanych świadczeń, zwrot kosztów podróży służbowych, diet.
- Zobowiązujemy się do poinformowania wolontariusza o wystąpieniu zagrożenia zdrowia oraz zabezpieczenia i wyposażenia wolontariusza w środki ochronne, na czas wykonywanych świadczeń.
- Zapewniamy ubezpieczenie wolontariusza od NNW.
Zasada 2: Wiemy, czego oczekujemy od wolontariuszy i na czym ma polegać nasza współpraca z wolontariuszami.
- Mamy wypracowaną w Zespole wspólną wizję wolontariatu w naszej organizacji.
- Wiemy, jaką rolę w naszej organizacji mogą pełnić wolontariusze.
- Wiemy, kogo potrzebujemy – mamy określony profil wolontariusza.
Zasada 3: Mamy opracowaną ofertę dla wolontariuszy oraz wiemy, jak chcemy i jak możemy tę ofertę upowszechniać.
- Dbamy, aby nasza oferta była czytelna, przejrzysta i jasna dla wolontariuszy.
- Aktualizujemy naszą ofertę w zależności od bieżących potrzeb organizacji.
- Staramy się wykorzystywać różne przestrzenie promowania wolontariatu w naszym regionie, aby nasza oferta była jak najbardziej dostępna dla różnych grup społecznych.
Zasada 4: Planujemy z wyprzedzeniem współpracę z wolontariuszami, a w niej uwzględniamy konieczność przeznaczenia różnych zasobów organizacji do współpracy z wolontariuszami.
- Potrafimy przedstawić wolontariuszom harmonogram ich pracy, który wpisuje się w bieżące i planowane działania organizacji.
- Wiemy, jakich środków i zasobów współpraca z wolontariuszami wymaga od naszej organizacji.
- Przygotowujemy cały zespół do współpracy z wolontariuszami, zwłaszcza do stosowania wypracowanych w organizacji metod motywacji i wsparcia.
Zasada 5: Mamy w organizacji wyznaczoną osobę (np. koordynatora), która prowadzi i czuwa nad całym procesem współpracy naszej organizacji z wolontariuszami.
- Wiemy, kto w zespole aktualnie odpowiada za współpracę naszej organizacji z wolontariuszami.
- Mamy zwyczaj konsultowania w zespole aktualnych potrzeb organizacji związanych z pracą wolontariacką.
Etap II - Promocja i informowanie o ofercie dla wolontariuszy
Zasada 6: Rzetelnie informujemy, jakie formy i warunki oferujemy wolontariuszom w ramach współpracy z naszą organizacją.
- Nasza oferta dla wolontariuszy zawiera informacje o tym, ilu wolontariuszy potrzebujemy, od kiedy i na jak długo, do jakich działań i w jaki sposób przebiega rekrutacja.
- W ofercie dla wolontariuszy nie zapominam komunikować o tym, co „dajemy” wolontariuszom w zamian za ich zaangażowanie.
- Potrafimy skutecznie docierać do poszukiwanej przez nas grupy wolontariuszy.
- Informacja o naszej aktualnej ofercie dla wolontariuszy znajduje się zawsze w sekretariacie naszej organizacji lub/i na naszej stronie internetowej.
Zasada 7: Dbamy o promocję wolontariatu.
- Mamy świadomość, że dobre doświadczenia wolontariuszy z ich pracy są najlepszą metodą promowania idei wolontariatu.
- Jesteśmy gotowi dzielić się swoimi dobrymi praktykami i doświadczeniami w obszarze wolontariatu z innymi organizacjami.
Etap III - Nabór wolontariuszy
Zasada 8: Szanujemy czas, chęci i zaangażowanie wolontariuszy traktując ich profesjonalnie od pierwszego momentu.
- Wyznaczamy konkretną osobę (np. koordynatora wolontariatu), która czuwa nad całym procesem współpracy z wolontariuszami.
- Staramy się szybko odpowiadać wolontariuszom na zgłoszenia i zapytania o współpracę.
- Organizujemy spotkania rekrutacyjne, na których informujemy o misji naszej organizacji oraz o jej aktualnych działaniach.
- Dbamy o to, aby powierzać wolontariuszowi takie zadania, które uwzględniają jego doświadczenie i kompetencje.
- Szczerze, ale taktownie informujemy te osoby, które nie zostały ostatecznie wybrane do współpracy.
Etap IV - Wprowadzenie wolontariuszy do organizacji
Zasada 9: Poświęcamy czas i inne zasoby naszej organizacji na przygotowanie wolontariusza do pracy.
- Wdrażając wolontariusza do pracy, na początku omawiamy z nim jego zadania oraz wzajemne oczekiwania co do współpracy.
- Zawsze na początku współpracy ustalamy zasady pracy, prawa i obowiązki stron, kwestie ubezpieczenia oraz podpisujemy porozumienie z wolontariuszem.
- Jeśli obowiązki wolontariusza tego wymagają, organizujemy lub zapewniamy mu odpowiednie szkolenie/a.
- Jeśli zadania, jakie ma do wykonania wolontariusz, wymagają odpowiednich sprzętów, narzędzi, warunków itd., to nasza organizacja je zapewnia.
- Informujemy wolontariusza o wzajemnej inwestycji – my w niego, on w siebie i organizację.
Zasada 10: Wprowadzenie wolontariuszy do zespołu.
- Dbamy o integrację wolontariuszy z zespołem naszej organizacji, jeśli jest to możliwe, to z całym zespołem, a jeśli nie, to przynajmniej z osobami, z którymi wolontariusze będą się stykać w trakcie swojej pracy.
- Informujemy wolontariuszy do kogo w naszej organizacji mogą zwrócić się o pomoc w kwestiach dotyczących wolontariatu.
Etap V - Wsparcie i motywowanie wolontariuszy
Zasada 11: Posiadamy przemyślany i akceptowany przez zespół system opieki, motywowania i nagradzania wolontariuszy.
- Dbamy o pokazywanie wolontariuszom celu i sensu ich pracy.
- Na bieżąco sprawdzamy i dostosowujemy zadania wolontariuszy.
- Mamy pomysły na „nagradzanie” wolontariuszy za pracę w naszej organizacji i stosujemy je w praktyce.
Zasada 12: Dbamy o proces uczenia się wolontariuszy w naszej organizacji.
- Udzielamy wolontariuszom konstruktywnej informacji zwrotnej na temat ich pracy i postępów, zarówno w trakcie zadań, jak i na zakończenie współpracy.
- Informujemy wolontariuszy o szkoleniach, konferencjach, spotkaniach, w których mogliby wziąć udział.
Etap VI - Zakończenie współpracy z wolontariuszami
Zasada 13: Dbamy o dobre zakończenie i ewaluację współpracy z wolontariuszami.
- Dokonujemy podsumowania współpracy z wolontariuszami oraz wskazujemy zdobyte przez nich umiejętności.
- Mamy zwyczaj proszenia wolontariuszy na koniec współpracy o informację zwrotną dotyczącą współpracy z nami i wyciągamy z niej wnioski dla naszej organizacji.
- Na zakończenie współpracy zawsze dziękujemy wolontariuszom za zaangażowanie i wykonaną pracę oraz wręczamy im zaświadczenie lub referencje.
Zasada 14: Pamiętamy, że wolontariusze są najlepszymi ambasadorami organizacji.
- Staramy się pamiętać o naszych byłych wolontariuszach zwłaszcza przy okazji różnych uroczystości i świąt w naszej organizacji.
- W miarę możliwości informujemy byłych wolontariuszy o aktualnych działaniach organizacji.
Więcej informacji dla organizatorów wolontariatu znajdziesz w naszej bazie wiedzy. Możesz także skorzystać z bezpłatnych szkoleń, spotkań i warsztatów!