Coraz więcej firm jest zainteresowanych organizacją wolontariatu pracowniczego. Zaangażowanie społeczne pozytywnie wpływa na wizerunek firmy i daje pracownikom poczucie wpływu na lokalną społeczność. Jednocześnie może być doskonałą okazją do zintegrowania zespołu pracowników, narzędziem motywującym i podtrzymującym zaangażowanie.
W poniższym artykule przedstawiamy podstawowe zagadnienia na temat wolontariatu pracowniczego. Zarówno przedstawiciele sektora prywatnego, jak i organizacje pozarządowe oraz instytucje znajdą w nim praktyczne informacje, przydatne podczas organizacji wolontariatu pracowniczego.
Nim zajmiemy się omawianiem uwarunkowań organizacyjnych dla wolontariatu pracowniczego, warto przypomnieć podstawowe zasady dotyczące organizacji wolontariatu. Wolontariat został uregulowany prawnie przez Ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Definiuje ona wolontariusza jako osobę, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na zasadach określonych w ustawie.
Wolontariusze mogą wykonywać świadczenia na rzecz organizacji pozarządowych, organów administracji publicznej, z wyłączeniem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej oraz jednostek organizacyjnych podległych organom administracji publicznej lub nadzorowanych przez te organy, z wyłączeniem prowadzonej przez te jednostki działalności gospodarczej. Organizacje i jednostki, na rzecz których wykonywane są świadczenia wolontariackie określane są w Ustawie jako „korzystający”.
Akcja wolontariatu pracowniczego - remontowanie łodzi dla podopiecznych placówek opiekuńczo - wychowawczych
Co to jest wolontariat pracowniczy?
Wolontariat pracowniczy nie jest regulowany osobnym aktem prawnym. W związku z tym dotyczą go zapisy Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Wolontariat pracowniczy polega na umożliwieniu pracownikom zaangażowania się w wolontariat w ramach stosunku pracy na rzecz m.in. organizacji pozarządowych czy instytucji. To pracodawca (np. firma) jest organizatorem działania/akcji społecznej, a organizacja pozarządowa lub instytucja jest korzystającym.
Zaangażowanie pracowników może być jednorazową inicjatywą polegającą np. na posprzątaniu skweru miejskiego, ale jako zjawisko wolontariat pracowniczy ma swoje umocowanie również w obszarze zarządzania przedsiębiorstwem. Jest częścią strategii CSR (Corporate Social Responsibility – ang.). Skrót ten można przetłumaczyć jako „Społeczna Odpowiedzialność Biznesu”. Forum Odpowiedzialnego Biznesu przywołuje definicję CSR zamieszczoną w Normie PN-ISO 26 000.1
Zgodnie z nią CSR to „odpowiedzialność organizacji za wpływ jej decyzji i działań na społeczeństwo i środowisko zapewniana przez przejrzyste i etyczne postępowanie, które:
- przyczynia się do zrównoważonego rozwoju, w tym dobrobytu i zdrowia społeczeństwa;
- uwzględnia oczekiwania interesariuszy;
- jest zgodne z obowiązującym prawem i spójne z międzynarodowymi normami postępowania;
- jest zintegrowane z działaniami organizacji i praktykowane w jej relacjach.”2
Czas zaangażowania pracowników oraz charakter, w jakim będą wspierali korzystających, jest ustalany między przedstawicielami sektora prywatnego a przedstawicielami organizacji pozarządowej lub instytucji. Dobrą praktyką jest zorganizowanie spotkania przedstawicieli biznesu z przedstawicielami organizacji, na rzecz której będą działali wolontariusze. Podczas takiego spotkania zostają podjęte decyzje dotyczące wszystkich kwestii związanych z organizacją wolontariatu pracowniczego.
W zależności od możliwości firmy oraz osób w niej zatrudnionych wolontariat pracowniczy może przybierać różne formy.
Pracownicy przedsiębiorstw mogą wspierać trzeci sektor i instytucje swoimi umiejętnościami w ramach wolontariatu kompetencyjnego. Na przykład – prawnicy mogą pomagać w konsultacji umów, psycholodzy realizować zajęcia terapeutyczne itd.
Inną formą wolontariatu jest zaangażowanie całych zespołów w akcje wolontariackie. Mogą to być na przykład akcje remontowe, pomoc w pracach ogrodowych, towarzyszenie seniorom podczas wyjścia do teatru, pomoc opiekunom zwierząt w ogrodzie zoologicznym, np. w przygotowaniu pokarmu.
Obie wymienione powyżej formy mogą być realizowane długoterminowo lub krótkoterminowo, jednorazowo lub cyklicznie. Czas, na który zaangażują się wolontariusze zależny jest od możliwości i wskazanych potrzeb, a wynika z ustaleń pomiędzy sektorem prywatnym a NGO lub instytucją,
Odbiorcami działań w wolontariacie pracowniczym mogą być np.:
- Potrzebujący podopieczni, na rzecz których działają organizacje pozarządowe i instytucje.
Pracownicy mogą odwiedzać podopiecznych ośrodków pomocy społecznej lub pacjentów szpitali, aby dodać im otuchy. Mogą malować mieszkania interwencyjne w organizacjach, które wspierają kobiety uciekające przed przemocą. W schroniskach dla zwierząt wsparcie wolontariuszy może polegać m.in. na spacerach z psami i czyszczeniu klatek. - Organizacje pozarządowe i instytucje w zakresie organizacji swojej działalności
W tym przypadku wolontariusze mogą np. przygotować grafiki, które organizacja wykorzysta w swoich social media albo pomóc w tworzeniu strony internetowej. Inną formą wsparcia organizacji pozarządowej czy instytucji może być np. akcja wolontariacka, która będzie miała na celu wyremontowanie biura lub przeprowadzenie szkolenia dla pracowników, co podniesie ich kompetencje.
Akcja wolontariatu pracowniczego - pielenie ogrodów w Muzeum Pałacu Króla Jana III w Wilanowie
Korzyści z wolontariatu pracowniczego dla biznesu
Wolontariat pracowniczy niesie korzyści zarówno dla bezpośrednich beneficjentów tj. organizacji pozarządowych i instytucji, jak i dla samych realizatorów, czyli firm oraz osób przez nie zatrudnionych. Wsparcie NGO lub instytucji może przynosić pracownikom firm satysfakcję i dawać poczucie sprawczości wynikające z zaangażowania społecznego.
Wspólne akcje są dobrą okazją do integracji. Pracownicy spędzają czas na wspólnym działaniu, co wzmacnia budowanie relacji między nimi. Poza tym często zabierają ze sobą członków rodzin, np. swoje dzieci. Takie zaangażowanie w aktywność inicjowaną przez przedsiębiorstwo, w którym pracuje rodzic, tworzy więź między pracownikiem i jego rodziną, a firmą, w której jest zatrudniony.
Pracownicy w ramach wolontariatu pracowniczego mogą rozwijać swoje zainteresowania lub po prostu realizować zadania, które sprawiają im przyjemność i relaksują. Wolontariat pracowniczy polegający na sadzeniu roślin przy wsparciu profesjonalnych ogrodników będzie idealnym zadaniem dla wszystkich lubiących spędzać czas w ogrodzie i interesujących się ogrodnictwem.
Innym benefitem, który płynie z zaangażowania w wolontariat pracowniczy dla pracowników firm jest rozwijanie umiejętności z obszaru innego niż ten, w którym działają na co dzień. Na przykład pracownik, który będzie odpowiedzialny za zorganizowanie akcji wolontariatu pracowniczego będzie miał okazję do rozwijania kompetencji menadżerskich i liderskich.
Dla przedsiębiorstw prywatnych wolontariat pracowniczy niesie także korzyści wizerunkowe. Pokazuje, że firma jest zaangażowana społecznie, wrażliwa na potrzeby lokalne, a to buduje zaufanie wśród jej klientów i kontrahentów.
Korzyści z wolontariatu pracowniczego dla NGO i instytucji
Organizacje pozarządowe i instytucje często potrzebują wsparcia, ponieważ może im brakować zasobów do realizacji działań statutowych.
Niewątpliwą korzyścią, jaką zyskują organizacje pozarządowe i instytucje dzięki wsparciu wolontariuszy – pracowników firm, jest przeprowadzenie działań, które bez ich zaangażowania nie byłyby możliwe. Dla przykładu zmodernizowanie strony internetowej mogłoby być zbyt angażujące i kosztowne dla NGO albo instytucji. Z powodu braku zasobów (osobowych, kompetencyjnych czy finansowych) organizacja nie zdecydowałaby się na odświeżenie portalu, mimo że nowoczesna strona zwiększyłaby jej szanse na dotarcie do większej liczby potrzebujących i partnerów biznesowych. Dzięki wolontariatowi pracowniczemu taka modernizacja staje się dostępna!
Wolontariat pracowniczy daje szansę rozwijania w NGO lub instytucji działań wolontariackich wykraczających poza te, które są realizowane przez ochotników na co dzień. W praktyce może to wyglądać następująco. Stowarzyszenie rozwija wolontariat towarzyszący, czyli taki, który polega na tym, że wolontariusze regularnie odwiedzają seniorów i spędzają z nimi czas. Zgłasza się do nich firma, która chce, żeby jej pracownicy poświęcili na wolontariat w stowarzyszeniu jeden dzień. NGO proponuje, że pracownicy firmy poprowadzą warsztat tematyczny w oparciu o swoje kompetencje. Bez nich i ich wiedzy nie byłoby to możliwe. Taki warsztat poszerza ofertę wsparcia seniorów, daje stowarzyszeniu nowe możliwości. Poza tym, że seniorzy spotykają się z wolontariuszami na co dzień, zdobywają też nową wiedzę.
Zaangażowaniu przedsiębiorstw w wolontariat pracowniczy często towarzyszą darowizny rzeczowe lub finansowe na rzecz korzystającego. Jest to uzależnione m.in. od charakteru działań, potrzeb beneficjentów oraz od ustaleń pomiędzy stronami. Zdarza się, że pracodawca, w porozumieniu z korzystającym, ogłasza zbiórki rzeczowe w swojej siedzibie. Pracownicy mogą przynosić, w zależności od potrzeb, m.in. książki dla bibliotek czy ubrania dla uchodźców.
Pracownicy, którzy raz wzięli udział w wolontariacie pracowniczym, poznali organizację pozarządową/instytucję i jej beneficjentów, często czują się z nią związani, chcą ją wspierać przy kolejnych okazjach. Niesie to ze sobą wiele korzyści. Po pierwsze tacy wolontariusze mogą stać się „ambasadorami” danego podmiotu, szerzyć wiedzę na jego temat wśród swoich znajomych. Zdarza się, że zaczynają obserwować organizację czy instytucję w mediach społecznościowych i udostępniać jej posty. Po drugie mogą stać się indywidualnymi darczyńcami, np. przekazywać 1,5% podatku na rzecz organizacji, którą wspierali podczas wolontariatu pracowniczego.
Zdarzają się też przypadki, w których osoba zmienia pracodawcę i optuje za rozpoczęciem działań wolontariackich na rzecz organizacji, którą poznał pracując w poprzedniej firmie.
Akcja wolontariatu pracowniczego - animacje podczas pikniku
Organizacja wolontariatu pracowniczego z perspektywy NGO i instytucji
Podczas organizacji akcji wolontariatu pracowniczego obie strony powinny ustalić zakres obowiązków. Organizacja pozarządowa lub instytucja zazwyczaj jest odpowiedzialna za przygotowanie miejsca akcji. Wolontariat najczęściej odbywa się w jej siedzibie albo w miejscu przebywania jej beneficjentów. To NGO lub instytucje są zobowiązane ustalić z odbiorcami zakres działań, np. kiedy jest to remont w ich mieszkaniu.
Dobrą praktyką jest przekazanie wolontariuszom zaangażowanym w wolontariat pracowniczy informacji o tym, czego mogą się spodziewać, jak się przygotować. Można to zrobić np. w formie spotkania informacyjnego albo ulotki/notatki z niezbędnymi informacjami. Warto wtedy zawrzeć opis projektu, w który będą zaangażowani ochotnicy. Poza tym należy podać datę, przedział czasowy, można dołączyć mapkę z zaznaczonym miejscem działań, podać informację o środkach transportu, jakimi można się tam dostać. Wolontariusze na pewno będą ciekawi tego, czy potrzebne jest jakieś doświadczenie, np. w pracach remontowych, jeżeli na tym będzie polegał wolontariat. Dobrze wtedy wspomnieć czy ktoś będzie ich wspierał i pomagał w wykonaniu zadań. Nie można zapomnieć o informacji co ze sobą zabrać, jak się ubrać, czy wolontariusze będą mieli zapewnioną wodę i posiłek.
Pracownicy NGO lub instytucji czuwają nad przebiegiem wolontariatu w trakcie jego trwania. Dbają o bezpieczeństwo wolontariuszy, wspierają ich. Osobą, która się tym zajmuje może być koordynator wolontariatu, ale też jeden z pracowników. Na przykład podczas akcji wolontariatu, która polega na sadzeniu roślin, to ogrodnicy zatrudnieni przez NGO czy instytucję mogą dzielić się swoją wiedzą z wolontariuszami i kierować ich działaniami.
Organizacja wolontariatu pracowniczego z perspektywy firmy
Zanim ochotnicy zostaną zaangażowani w wolontariat, również po stronie firmy musi nastąpić szereg przygotowań.
Dobrą praktyką jest, aby przedsiębiorstwo wyznaczyło osobę do kontaktu z NGO lub instytucją, w której będzie się odbywał wolontariat. W zależności od charakteru działań taka osoba będzie odpowiedzialna m.in. za ustalenie terminu akcji, zrekrutowanie wolontariuszy, zorganizowanie dla nich spotkania informacyjnego we współpracy z NGO lub instytucją, rozesłanie ankiet ewaluacyjnych po wydarzeniu. Dobrze, aby pracodawca miał świadomość, że zaangażowanie w wolontariat pracowniczy wiąże się ze wsparciem NGO lub instytucji przed, w trakcie oraz po zakończonym wydarzeniu.
Pracodawca może zapewnić wolontariuszom dodatkowe świadczenia, np. koszulki i transport na miejsce akcji. Za organizację tego typu benefitów najczęściej odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony przez firmę, a nie NGO czy instytucja.
Odmalowywanie ścian w Warszawskim Ośrodku Interwencji Kryzysowej
W jaki sposób przekonać firmy do zaangażowania w wolontariat?
Często firmy same aktywnie poszukują możliwości zaangażowania pracowników w ciekawe działania wolontariackie. Najprostszym sposobem, aby wyjść im naprzeciw jest zamieszczenie na stronie internetowej informacji o wolontariacie pracowniczym wraz z numerem telefonu do osoby odpowiedzialnej za kontakt z sektorem prywatnym. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby to NGO i instytucje wychodziły z inicjatywą i kontaktowały się z firmami, zachęcając je do zaangażowania pracowników w wolontariat. Pomocne może się okazać przygotowanie prezentacji, w której przedstawione będą korzyści, które płyną z wolontariatu właśnie w tej organizacji.
Inna formą komunikowania o wolontariacie pracowniczym może być zamieszczanie na stronie internetowej i w social media zdjęć/materiałów video przedstawiających działania wolontariuszy. W tym przypadku trzeba pamiętać, że nie wszystkie firmy zgadzają się na rozpowszechnianie informacji o swoim zaangażowaniu. Zakres publikowania tego typu informacji powinien być określony w porozumieniu między stronami.
Która strona pokrywa koszty wolontariatu pracowniczego?
Z wolontariatem pracowniczym mogą się wiązać koszty. Z jednej strony są to koszty wynikające z organizacji akcji wolontariackiej, takie jak np. zakup sadzonek kwiatów, które w dniu akcji wolontariackiej posadzą ochotnicy albo biletów do teatru dla seniorów, jeżeli wolontariat będzie polegał na towarzyszeniu seniorom podczas wyjścia do tej instytucji kultury. Z drugiej – opłaty związane z potrzebami wolontariuszy. Obowiązkowo muszą być oni ubezpieczeni od następstw nieszczęśliwych wypadków, jeżeli wolontariat trwa krócej niż 30 dni kalendarzowych. Poza tym pracodawca może zdecydować, że chce, aby wolontariusze otrzymali np. koszulki z firmowym logo i ciepły posiłek.
O ile wydaje się oczywiste, że drugą kategorię opłaca przedsiębiorstwo, to należy ustalić kto pokrywa koszty związane z realizacją akcji wolontariackiej. Organizacje pozarządowe i instytucje dysponują ściślej określonymi zasobami finansowymi, w związku z czym firmy powinny liczyć się z tym, że zostaną zapytane o sfinansowanie akcji wolontariatu pracowniczego.
Aspekty prawne wolontariatu pracowniczego
Jak wspomniano powyżej wolontariat pracowniczy nie jest regulowany osobnym aktem prawnym. W związku z tym dotyczą go zapisy Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Co za tym idzie, wolontariusze – pracownicy firm powinni zostać ubezpieczeni od następstw nieszczęśliwych wypadków, jeżeli ich zaangażowanie będzie trwało krócej niż 30 dni kalendarzowych oraz zawrzeć porozumienie z organizacją lub instytucją, na rzecz której wykonują świadczenia wolontariackie (nie ze swoim pracodawcą). Jeżeli świadczenie wolontariusza wykonywane jest przez okres dłuższy niż 30 dni, porozumienie powinno być sporządzone na piśmie, jeżeli jest ono krótsze, wystarczy porozumienie ustne pomiędzy organizatorem a ochotnikiem.
Dobrą praktyką wolontariatu pracowniczego jest podpisywanie porozumienia między firmą a NGO lub instytucją. W takim dokumencie strony ustalają zakres i cel współpracy.
Taki dokument powinien zawierać co najmniej:
- datę,
- miejsce,
- zadania, w które będą zaangażowani wolontariusze,
- podział obowiązków przed, w trakcie i po akcji wolontariackiej,
- kwestie finansowe – informację o tym, kto pokrywa koszty akcji wolontariackiej, ubezpieczenia itd.,
- kwestie dotyczące komunikacji i promocji – w jaki sposób i w jakim zakresie strony mogą informować o wspólnych działaniach.
Ekologiczna akcja informacyjna na Bulwarach Wiślanych
Wolontariat pracowniczy przynosi korzyści wszystkim zaangażowanym stronom – przedsiębiorcom, organizacjom pozarządowym i instytucjom. Dla pracowników sektora prywatnego może stanowić inspirującą odskocznię od codziennych obowiązków, zintegrować zespół i przełożyć się na większą motywację do działania. Sama akcja wolontariacka niejednokrotnie jest po prostu fajną przygodą!
1. Norma PN-ISO 26000 została opracowana przez Międzynarodową Organizację Standaryzacyjną (ang. International Organization for Standarization, ISO) w 2010 roku jako przewodnik dla organizacji w zakresie stosowania zasad odpowiedzialności społecznej i środowiskowej. Inauguracja polskiej wersji językowej odbyła się w grudniu 2012 roku.
2. Forum Odpowiedzialnego Biznesu, Encyklopedia CSR, Społeczna odpowiedzialność biznesu, https://odpowiedzialnybiznes.pl/hasla-encyklopedii/spoleczna-odpowiedzialnosc-biznesu-csr/ (dostęp: 18.08.2023)