Przygodę z Fundacją zaczynała 9 lat temu jako wolontariuszka. Dziś jest koordynatorką wolontariatu – o ochotnikach w Fundacji „Maraton Warszawski” i swojej pracy opowiada Kamila Jaszczuk.
Czym zajmuje się Fundacja „Maraton Warszawski”?
Kamila Jaszczuk: Fundacja od 20 lat angażuje zespoły wolontariuszy, którzy wspierają zawodników podczas biegów. Sama organizacja wydarzenia, przykładowo takiego jak Maraton Warszawski czy Półmaraton Warszawski zaczyna się około pół roku przed samym wydarzeniem. Tu swoją pracę zaczynają pracownicy Fundacji.
Kilka dni przed samym biegiem zapraszamy wolontariuszy, aby przygotować wspólnie pakiety dla zawodników oraz „serce” wydarzenia, czyli biuro zawodów. Samo biuro zawodów działa przez kilka dni, nie tylko w dniu samego biegu.
Bez wolontariuszy praca przy tak dużych eventach oraz obsługa kilku, kilkunastu tysięcy biegaczy nie byłaby możliwa, więc są bardzo istotną częścią każdego wydarzenia. To wolontariusze stoją w pierwszej linii z zawodnikiem i w razie pytań czy wątpliwości starają się przekazać zawodnikowi wszelkie najpotrzebniejsze informacje.
A czym zajmują się wolontariusze w trakcie zawodów?
K.J.: Wolontariusze są podzieleni na kilka podzespołów. Pierwszy z nich zajmuje się, wspomnianym już, przygotowaniem pakietów startowych.
Następna grupa angażuje się we wsparcie punktu informacyjnego. W tygodniu poprzedzającym bieg w przestrzeni miejskiej informacje dla mieszkańców. Wolontariusze grupy Info tworzą mobilne patrole, które służą informacją, kierują biegaczy na linię startu, wskazują najkrótszą drogę w dotarciu do depozytów czy masaży.
Kolejny zespół pomaga ustawić się biegaczom w odpowiednim miejscu oraz dba o porządek w strefie startu, a następnie wspomaga swoich kolegów na mecie.
Inni ochotnicy zajmują się depozytami. Ich zadaniem jest bezpieczne przechowanie rzeczy biegaczy, zadbanie o ład i porządek oraz pilnowanie, aby po skończonym biegu rzeczy trafiły bezpośrednio do rąk właścicieli. Ze względu na dużą liczbę biegaczy rzeczy przechowywane są w ciężarówkach. Bez wątpienia jest to bardzo odpowiedzialna funkcja, szczególnie podczas maratonu i półmaratonu.
Następna grupa wolontariuszy jest odpowiedzialna za punkty odżywiania. Do jej zadań należy przygotowanie stanowisk gotowych do wydawania napojów zawodnikom. Ważne jest to, że dla niektórych liczy się czas ukończenia biegu i w tym przypadku sprawne podanie napoju ma realnie ogromne znaczenie. Punkty odżywiania są miejscem złapania chwili oddechu i uzupełnienia sił na dalszy bieg.
Mamy także grupę wolontariuszy - rowerzystów, która czuwa nad zabezpieczeniem trasy biegu. Są nieocenieni.
Jakie jeszcze mamy grupy? Grupa Extra – do zadań specjalnych. Przeważnie jest to kilkunastu chłopaków, którzy zajmują się tworzeniem całej strefy mety, ale nie tylko. Przenoszą liczne elementy, pomagają reagując na bieżąco w obszarach, w których potrzebujemy wsparcia.
Uwielbiany obszar przez wolontariuszy to strefa mety. Wolontariusze na mecie wydają zawodnikom pamiątkowe medale, napoje oraz owoce. Tam czuć prawdziwe emocje. Widok zmęczonych, ale uśmiechniętych twarzy biegaczy daje ogromną satysfakcję i poczucie, że działamy w świetnej sprawie.
Nie mogę nie wspomnieć o grupie telefonistek. To osoby, które mają w jednym palcu wszystkie informacje odnośnie dojazdów i utrudnień na trasie. Odpowiadają przez kilka dni na najtrudniejsze pytania, z którymi dzwonią mieszkańcy oraz biegacze. Także grup jest dosyć sporo.
To bardzo dużo różnorodnych zadań. Ilu wolontariuszy angażuje się, żeby zorganizować jeden bieg?
K.J.: Podczas Maratonu Warszawskiego pomaga nam około 1500 wolontariuszy, natomiast mniejsze biegi, takie jak Bieg Powstania Warszawskiego to około 350 osób.
Powiedz proszę w jaki sposób koordynujesz działania tak licznej grupy wolontariuszy?
K.J.: Struktura wolontariatu w naszej Fundacji wygląda tak, że na czele każdej grupy wolontariuszy stoi lider, który jest za nią odpowiedzialny. Jest on pośrednikiem między mną – koordynatorką, a wolontariuszami. Jeżeli w trakcie biegu wydarzy się nieprzewidziana sytuacja, to wolontariusz zgłasza ją liderowi, lub bezpośrednio mnie wszystko zależy od sytuacji. Z uwagi jednak na dosyć rozbudowaną strukturę, staramy się uprościć ją maksymalnie jak się da, dlatego tak ważna jest rola liderów.
Czy liderzy to też wolontariusze?
K.J.: Tak. To wolontariusze, którzy od dawna działają z nami, niektórzy już od kilkunastu lat, mają duże doświadczenie w organizacji. Sprawdzili się świetnie na swoich stanowiskach, wiemy, że możemy na nich liczyć. Często są to bardzo aktywne osoby, które wspierają także inne organizacje. Podczas Maratonu i Półmaratonu angażuje się 120 liderów. Są oni ogromnym wsparciem dla wolontariuszy oraz dla mnie.
A jak wygląda proces rekrutacji wolontariuszy?
K.J.: Każdy, kto chce się zaangażować w wolontariat, może zgłosić się do nas przez tzw. Panel Wolontariusza. Podczas rejestracji zaznacza, którą grupę zadaniową chce wspomóc. Decyzję o akceptacji zgłoszenia podejmuje lider. Jeżeli w danej grupie mamy komplet, chętnie zapraszamy wolontariuszy do innych grup, do których jest jeszcze otwarty nabór.
Czy Wasi wolontariusze angażują się w pojedyncze akcje, czy raczej działają z Wami długoterminowo, podczas wielu zawodów?
K.J.: Oczywiście zdarzają się osoby, które przyjdą tylko raz, ale jest też dużo takich, które do nas wracają. Zdarza się, że uczniowie chcą się zaangażować, żeby dostać punkty na świadectwie, ale kiedy zobaczą w jakim wydarzeniu biorą udział i co im to daje, oprócz wspomnianych punktów, wracają na kolejne edycje. Poza wolontariuszami indywidualnymi, którzy zgłaszają się poprzez Panel Wolontariusza, mamy także dosyć dużo zaprzyjaźnionych grup szkolnych. Te zawsze są z nami na organizowanych przez fundację wydarzeniach. Wiele z nich działa z Nami już naprawdę wiele lat.
W jaki sposób przygotowujecie wolontariuszy do ich zadań?
K.J.: Spotykamy się na około godzinę przed biegiem. Liderzy wydają identyfikatory oraz koszulki. Dzięki tym gadżetom wolontariusz staje się widoczny dla biegacza i jest w pełni częścią wydarzenia. Liderzy opowiadają wolontariuszom o konkretnych zadaniach - o tym, co należy przygotować stanowisko oraz plan działania na czas trwania zawodów.
Kim są te zorganizowane grupy wolontariuszy, o których mówisz?
K.J.: To uczniowie, którzy wspierają nas razem ze swoimi kolegami i koleżankami z klasy. Najczęściej taką grupę zgłasza nauczyciel – koordynator wolontariatu szkolnego. W trakcie biegu zorganizowane grupy wolontariuszy wspierają najczęściej biegaczy na punktach odżywiania czy w zespole depozytów. Odzew od dzieciaków jest bardzo fajny, opiekunowie często przekazują nam informacje, że ochotnicy pytają kiedy następny wolontariat, bo to było dla nich coś nowego i ciekawego.
A czy zgłaszają się do Was grupy pracowników firm? Czy prowadzicie wolontariat pracowniczy?
K.J.: Wolontariat pracowniczy zaczęliśmy rozwijać podczas 17. Nationale-Nederlanden Półmaratonu Warszawskiego.
Weszliśmy we współpracę z Nationale Nederlanden jako sponsora tytularnego. Chcemy rozwijać program wolontariatu pracowniczego w naszej Fundacji podczas kolejnych wydarzeń.
Jak myślisz, co motywuje wolontariuszy do angażowania się w organizację biegu?
K.J.: Część wolontariuszy to jednocześnie biegacze. W dni poprzedzające bieg przygotowują biuro zawodów i wydają pakiety, a w dniu wydarzenia biorą w nim udział jako zawodnicy. Bywa też tak, że angażują się rodziny biegaczy. Medal otrzymany na mecie od własnej pociechy to podwójna radość. Inną motywacją na pewno jest to, że można przyjść ze znajomym i wspólnie spędzić czas robiąc coś pożytecznego, a jednocześnie rozwijać swoje kompetencje. Podczas wolontariatu rodzą się przyjaźnie na całe życie! Czasami doświadczenie wolontariackie determinuje czyjeś życie czy nawet karierę. Ja też zaczynałam kontakt z Fundacją właśnie od wolontariatu. Przyszłam, żeby zrobić coś fajnego, a teraz pracuję jako koordynatorka.
Jakie są największe wyzwania koordynatora wolontariatu?
K.J.: Rolą koordynatora jest zgranie wielu elementów. Grupa wolontariuszy jest duża i każdy jest inny. Niektórzy zapisując się do pomocy przy biegu chcą być na stanowisku razem ze swoimi znajomymi, więc staram się dostosować zadania do ich preferencji.
A co jest najważniejsze, żeby zorganizować wolontariat dla tak dużej grupy?
K.J.: Najważniejsza jest atmosfera i poczucie, że wszyscy działamy dla jednego celu. Wolontariusze dzielą się też swoimi spostrzeżeniami. Staramy się poprawić elementy, które tego wymagają. Zależy nam na tym, aby na samym końcu wolontariusz czuł się zadowolony i wrócił do domu z myślą, że spędził super czas. Każdy jest dla nas tak samo ważny. Bez względu na to czy jest pracownikiem, czy wolontariuszem.
Czyli ważne jest, żeby wolontariusze czuli się częścią zespołu?
K.J.: Tak. Działamy wszyscy razem. Formalnie pierwszą osobą do kontaktu jest lider, ale równie dobrze wolontariusz może zgłosić swoje wątpliwości lub potrzeby każdemu pracownikowi Fundacji. Myślę, że bardzo istotne jest także pozostawienie pewnego pola do działania wolontariuszowi. To powoduje, że czuje on swoją sprawczość w tworzeniu wydarzenia.
Trudno się z tym nie zgodzić. Dziękuję za rozmowę i trzymam kciuki za organizację kolejnych biegów.
K.J.: Również dziękuję za rozmowę.
Rozmowa: Marta Łochowska
Zdjęcie przekazane przez rozmówczynię.