Dla organizatora - Baza wiedzy

Organizacja współpracy z wolontariuszami zgodnie ze standardami pozwala zapewnić dobre środowisko do działań wolontariuszy w organizacji. Realizacja standardów oznacza także zgodność z zapisami Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Standardy współpracy z wolontariuszami projektu "Ochotnicy warszawscy" opisaliśmy w sześciu etapach.

Etap I  - Przygotowanie organizacji do pracy z wolontariuszami

Zasada 1: Znamy i respektujemy prawne aspekty pracy z wolontariuszami.

• Zawieramy porozumienia z wolontariuszem. 

• Zapewniamy ubezpieczenie wolontariusza od NNW.

• Jesteśmy gotowi do zwrotu kosztów poniesionych przez wolontariusza w ramach wykonywanych świadczeń, takich jak koszty podróży służbowych czy diet. 

• Informujemy wolontariusza o wystąpieniu zagrożenia zdrowia oraz, na czas wykonywanych zadań, zabezpieczamy i wyposażamy wolontariusza w środki ochronne. 

Zasada 2: Wiemy, czego oczekujemy od wolontariuszy i na czym ma polegać nasza współpraca z wolontariuszami.

• Mamy w Zespole wypracowaną wspólną wizję wolontariatu w naszej organizacji. 

• Wiemy, jaką rolę w naszej organizacji mogą pełnić wolontariusze. 

• Wiemy, kogo potrzebujemy – mamy określony profil wolontariusza.

Zasada 3: Mamy opracowaną ofertę dla wolontariuszy oraz wiemy, jak będziemy chcemy ją upowszechniać.

• Nasza oferta jest czytelna, przejrzysta i jasna dla wolontariuszy.

• Aktualizujemy ofertę w zależności od bieżących potrzeb organizacji.

• Wykorzystujemy różnorodne przestrzenie promowania wolontariatu w naszym otoczeniu, aby oferta była jak najbardziej dostępna dla różnych grup społecznych.

Zasada 4: Szczegółowo planujemy współpracę z wolontariuszami, przygotowujemy się do niej i przeznaczamy do tego niezbędne zasoby i środki.

• Tworzymy harmonogramy pracy wolontariuszy, który wpisuje się w bieżące i planowane działania organizacji. 

• Mamy środki i zasoby do współpracy z wolontariuszami.

• Cały zespół organizacji jest przygotowany do współpracy z wolontariuszami oraz zna wypracowane w organizacji metody motywacji i wsparcia wolontariuszy.

Zasada 5: W organizacji jest wyznaczona osoba (np. koordynator), która prowadzi i czuwa nad całym procesem współpracy naszej organizacji z wolontariuszami.

• Wiemy kto w zespole aktualnie odpowiada za współpracę naszej organizacji z wolontariuszami.

• Konsultujemy w zespole aktualne potrzeb organizacji związane z pracą wolontariacką.

Etap II - Promocja oferty dla wolontariuszy

Zasada 6: Informujemy o formach i warunkach współpracy z wolontariuszami.

• Nasza oferta dla wolontariuszy zawiera informacje ilu wolontariuszy potrzebujemy, od kiedy i na jak długo, do jakich działań i w jaki sposób przebiega rekrutacja.

• Oferta zawiera informacje o tym co nasza organizacja zapewnia wolontariuszom.

• Docieramy z ofertą do poszukiwanej przez nas grupy wolontariuszy.

• Informacja o aktualnej ofercie dla wolontariuszy znajduje się zawsze w sekretariacie naszej organizacji lub/i na naszej stronie internetowej.

Zasada 7: Promujemy wolontariat.

• Dobre doświadczenia wolontariuszy z ich pracy są najlepszą metodą promowania idei wolontariatu. 

• Dzielimy się dobrymi praktykami i doświadczeniami w obszarze wolontariatu z innymi organizacjami.

Etap III - Rekrutacja wolontariuszy

Zasada 8: Szanujemy czas, chęci i zaangażowanie wolontariuszy.

• Nad procesem rekrutacji wolontariuszy czuwa wyznaczona do tego osoba (np. koordynator wolontariatu).

• Sprawnie odpowiadamy na zgłoszenia i zapytania o współpracę. 

• Organizujemy spotkania rekrutacyjne, na których informujemy o misji naszej organizacji oraz o jej aktualnych działaniach. 

• Dbamy o to, aby oferować wolontariuszowi zadania, które uwzględniają jego doświadczenie, preferencje i możliwości. 

• O wynikach rekrutacji informujemy wszystkich kandydatów, także osoby, które nie zostały wybrane do współpracy.

Etap IV - Wprowadzenie wolontariuszy do zadań

Zasada 9: Przygotowujemy wolontariusza do pracy.

• Omawiamy szczegółowo z wolontariuszem jego zadania oraz wzajemne oczekiwania co do współpracy. 

• Zawsze na początku współpracy ustalamy zasady pracy, prawa i obowiązki stron, kwestie ubezpieczenia oraz zawieramy porozumienie z wolontariuszem. 

• Jeśli obowiązki wolontariusza tego wymagają, organizujemy lub zapewniamy mu odpowiednie szkolenie/a. 

• Zapewniamy wolontariuszom niezbędny sprzęt, narzędzia i warunki do realizacji zadań.

Zasada 10: Integrujemy wolontariuszy z zespołem.

• Zapoznajemy i integrujemy wolontariuszy z osobami z którymi będą współpracować.

• Jeśli jest to możliwe, zapewniamy integrację wolontariuszy z całym zespołem organizacji.

• Informujemy wolontariuszy do kogo w naszej organizacji mogą zwrócić się o pomoc w kwestiach dotyczących wolontariatu i realizacji ich zadań.

Etap V - Wsparcie i motywowanie wolontariuszy

Zasada 11: Posiadamy system wsparcia, motywowania i nagradzania wolontariuszy.

• Pokazujemy wolontariuszom cel i sens ich pracy. 

• Na bieżąco sprawdzamy i dostosowujemy zadania wolontariuszy do aktualnych potrzeb.

• „Nagradzamy” wolontariuszy za pracę w naszej organizacji.

Zasada 12: Dbamy o proces uczenia się wolontariuszy w naszej organizacji. 

• Udzielamy wolontariuszom konstruktywnej informacji zwrotnej na temat ich pracy i postępów, zarówno w trakcie zadań, jak i na zakończenie współpracy.

• Informujemy wolontariuszy o szkoleniach, konferencjach, spotkaniach, w których mogliby wziąć udział.

Etap VI - Zakończenie współpracy z wolontariuszami

Zasada 13: Dbamy o dobre zakończenie i ewaluację współpracy z wolontariuszami.

• Podsumowujemy współpracę z wolontariuszami oraz wskazujemy zdobyte przez nich umiejętności. 

• Prosimy wolontariuszy o informację zwrotną dotyczącą współpracy i wyciągamy z niej wnioski dla naszej organizacji.

• Dziękujemy wolontariuszom za zaangażowanie, wykonaną pracę i przekazujemy im zaświadczenie lub referencje.

  Zasada 14: Wolontariusze są najlepszymi ambasadorami organizacji.

• Pamiętamy o naszych byłych wolontariuszach, szczególnie przy okazji różnych uroczystości i świąt w naszej organizacji. 

• W miarę możliwości informujemy byłych wolontariuszy o aktualnych działaniach organizacji.