Dla organizatora - Baza wiedzy

Czym jest Miejski Portal Wolontariatu?

Miejski Portal Wolontariatu to bezpłatna platforma prowadzona przez Miasto Stołeczne Warszawa w ramach projektu “Ochotnicy warszawscy”. Celem Portalu jest łączenie organizatorów wolontariatu z osobami, które chcą zaangażować się w wolontariat. To nowoczesne narzędzie, które umożliwi Ci dotarcie do wolontariuszek i wolontariuszy oraz sprawną rekrutację. Na Portalu możesz:

• dodać ofertę wolontariatu i rekrutować wolontariuszy,

• korzystać z dodatkowych funkcji umożliwiających sprawne zarządzanie wolontariatem,

• korzystać z bazy wiedzy przygotowanej z myślą o organizatorach wolontariatu,

• zapisywać się na bezpłatne wydarzenia i szkolenia.

Do czego służy Miejski Portal Wolontariatu?

Miejski Portal Wolontariatu to narzędzie łączące organizatorów wolontariatu z osobami zainteresowanymi zaangażowaniem w wolontariat. Ułatwia znalezienie osób do współpracy zarówno długofalowej, jak i tej przy konkretnych wydarzeniach.

Za jego pośrednictwem można:

• Publikować oferty wolontariatu

• Docierać do osób zainteresowanych wolontariatem w Warszawie

• Zarządzać zgłoszeniami kandydatów na wolontariat oraz dalszą współpracą

Czy korzystanie z Portalu jest bezpłatne?

Tak. Portal jest prowadzony przez Miasto Stołeczne Warszawa i jego wszystkie funkcje są bezpłatne dla wszystkich użytkowniczek i użytkowników.

Jak założyć konto na Miejskim Portalu Wolontariatu?

Aby założyć konto Organizatora na Miejskim Portalu Wolontariatu wybierz opcję “Zaloguj się”, a następnie pod panelem logowania opcję “Utwórz konto”.

1. Wybierz typ konta “Organizator”

2. Wypełnij formularz rejestracyjny, podając dane organizacji oraz osoby do kontaktu. Wybierz czy zakładasz konto dla organizacji głównej czy dla jej filii. Część danych wypełni się automatycznie po dodaniu numeru REGON.

3. Zaakceptuj wymagane zgody i załóż konto.

4. Na podany adres e-mail przyjdzie link do potwierdzenia konta.

UWAGA: Potwierdzenie konta nie jest równoznaczne z dostępem do wszystkich jego funkcji, oferty będzie można publikować dopiero po weryfikacji danych Twojej organizacji/instytucji przez administratorów Portalu.

Po weryfikacji i aktywowaniu swojego konta możesz dodawać oferty wolontariatu.

Jeśli zdecydujesz się na korzystanie z funkcji dostępnych na Portalu, możesz również:

• zarządzać zgłoszeniami wolontariuszy,

• zarządzać współpracą z wolontariuszami, np. prowadzić ich ewidencje czasu wolontariatu.

W przypadku problemów skontaktuj się z administratorami Portalu.

Czy do konta organizatora mogę dodać dodatkowe osoby do zarządzania wolontariatem?

Tak, Miejski Portal Wolontariatu umożliwia dodanie kolejnych koordynatorów wolontariatu do jednej organizacji/instytucji. Dzięki temu można zarządzać wolontariatem zespołowo. Każdy użytkownik będzie miał swoje konto, przynależące do organizacji/instytucji.

Aby przesłać link z zaproszeniem do rejestracji do kolejnej osoby przejdź do panelu organizatora. Na bocznym menu z lewej strony wybierz opcję “Organizatorzy”, przejdź do zakładki “Koordynatorzy” i skorzystaj z przycisku “Dodaj koordynatora” i podaj jego adres mailowy.

Wszyscy koordynatorzy będą mieli takie same uprawnienia i będą mogli:

• Publikować oferty

• Zarządzać zgłoszeniami

• Komunikować się z wolontariuszami

Jak dodać ofertę wolontariatu?

Aby dodać ofertę wolontariatu musisz posiadać w pełni aktywne konto Organizatora, tzn. dane Twojej organizacji lub instytucji muszą zostać zweryfikowane i zaakceptowane przez administratora. Zaloguj się na swoje konto i przejdź do panelu Organizatora, a następnie wybierz z bocznego menu po lewej stronie zakładkę “Oferty” i kliknij w przycisk “Dodaj nową ofertę”. Szczegółowy opis dodawania oferty znajdziesz w przygotowanym przez nas samouczku, gdzie opisaliśmy cały formularz krok po kroku.

Poprzez formularz tworzenia oferty możesz dodać zarówno ofertę indywidualną jak i grupową.

Czy moja oferta będzie od razu dostępna publicznie?

Nie, każda nowa oferta podlega weryfikacji zgodnie z regulaminem serwisu. Weryfikacji ofert (czyli np. sprawdzenia zgodności oferty z Ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) dokonujemy zwykle dwa razy dziennie w dni robocze. Jeśli oferta będzie wymagała uzupełnienia - skontaktujemy się z Tobą.

Każda edycja oferty, która była już dostępna publicznie, skutkuje powrotem oferty do weryfikacji.

Jak mogę zrekrutować wolontariuszki/wolontariuszy?

Rekrutację wolontariuszy możesz prowadzić na trzy sposoby, preferowany sposób wybierzesz podczas zakładania oferty wolontariatu:

• Zgłoszenia poprzez formularz na portalu – ten sposób polecamy najbardziej, dzięki niemu będziesz mieć możliwość komunikowania się ze wszystkimi kandydatami poprzez Portal. Zyskasz również możliwość kompleksowego zarządzania wolontariatem i zadaniami wolontariuszy.

• Zgłoszenia przez adres e-mail - wybierając tę opcję, formularz tworzenia oferty poprosi Cię o podanie adresu, na który mają zgłaszać się potencjalni wolontariusze

• Zgłoszenia przez formularz zewnętrzny - jeśli masz własny formularz, wystarczy, że wkleisz do niego link, a chętne osoby po wybraniu przycisku zgłoszenia zobaczą informację przekierowującą do niego.

Co muszę zapewnić wolontariuszkom/wolontariuszom?

Obowiązkiem organizatora jest zapewnienie wolontariuszom porozumienia, a także ubezpieczenia NNW.

Wolontariat trwający krócej niż 30 dni kalendarzowych – porozumienie może mieć formę ustną lub pisemną, a organizator ma obowiązek zapewnić wolontariuszom ubezpieczenie NNW,

Wolontariat trwający dłużej niż 30 dni kalendarzowych – porozumienie musi mieć formę pisemną, a organizator może, ale nie musi, zapewnić wolontariuszom ubezpieczenie NNW (w przypadku dłuższego wolontariatu gwarancja ubezpieczenia wolontariuszy wynika z odrębnej Ustawy o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach - ewentualne odszkodowanie i koszty leczenia ponoszone są ze środków publicznych).

Organizator jest zobowiązany powiadomić wolontariuszy o wystąpieniu zagrożenia zdrowia w związku z współpracą oraz zabezpieczyć i wyposażyć wolontariusza w środki ochrony indywidualnej na czas realizacji wolontariatu.

Organizatorzy mają obowiązek pokrywać koszty podróży i diet służbowych wolontariuszy, przy czym mogą być z tego przez nich zwolnieni (pisemnie).

Na prośbę wolontariusza organizator musi wydać zaświadczenie o wolontariacie.

Z jakich funkcji zarządzania wolontariatem mogę skorzystać?

Konto organizatora na Miejskim Portalu Wolontariatu umożliwia kompleksowe zarządzanie współpracą z wolontariuszkami i wolontariuszami.

Możesz m.in.:

• Tworzyć oferty wolontariatu oraz je edytować

• W ramach jednej oferty rekrutować wolontariuszy na różne stanowiska

• Zarządzać zgłoszeniami (przeglądać, akceptować, odrzucać)

• Komunikować się z kandydatami i zrekrutowanymi przez siebie wolontariuszami przez system wiadomości

• Grupować wolontariuszy w zespoły zadaniowe, np. działających w różnych lokalizacjach czy obszarach

• Dodawać współpracowników do zarządzania waszym wolontariatem

• Tworzyć wydarzenia z możliwością zapisu w ramach oferty wolontariatu

• Sumować godziny pracy wolontariuszy dzięki funkcji Karty pracy

• Korzystać z generatora dokumentów, który umożliwia tworzenie i zarządzanie szablonami dokumentów (np. porozumienie, zaświadczenie) oraz ich udostępnianie wybranym wolontariuszom

• Dodawać i kategoryzować pliki w ramach oferty oraz udostępniać je wybranym grupom wolontariuszy dzięki funkcji Katalogi i Pliki

Czy macie miejską bazę wolontariuszek/wolontariuszy, z której mogę skorzystać?

Nie posiadamy bazy wolontariuszy, których moglibyśmy kierować do pojawiających się potrzeb. Udostępniamy organizatorom Miejski Portal Wolontariatu jako narzędzie do samodzielnej rekrutacji na wolontariat.

Potrzebuję wsparcia lub porady w zakresie organizacji wolontariatu. Gdzie uzyskam pomoc?

Możesz skorzystać z dedykowanej kompleksowej oferty wsparcia dla organizatorów wolontariatu, którą realizujemy nieprzerwanie od 2016 roku. W ramach naszej oferty koordynatorzy wolontariatu, zarówno z instytucji warszawskich, organizacji pozarządowych, jak i szkół, mogą korzystać m.in. z poradnictwa, szkoleń czy superwizji.

Poznaj szczegółowe informacje na temat oferty wsparcia dla koordynatorów i organizatorów wolontariatu.

Zapraszamy również do bezpośredniego kontaktu z naszym zespołem.

Czy organizowane są spotkania koordynatorek/koordynatorów wolontariatu?

Tak – koordynatorki i koordynatorzy wolontariatu mogą korzystać z bezpłatnej oferty szkoleń, warsztatów, wizyt studyjnych, spotkań z psychologiem czy konferencji. Wszystkie informacje na temat spotkań znajdziesz w portalowym kalendarzu, wybierając z górnego menu zakładkę “Dla organizatora”, a następnie “Wydarzenia”. Stołeczni organizatorzy wolontariatu są również zapraszani do udziału w konferencjach, forach wolontariatu oraz w konkursie na najlepszego koordynatora wolontariatu w Warszawie.