Dla organizatora - Baza wiedzy

Dodanie oferty wolontariatu na Miejskim Portalu Wolontariatu – ochotnicy.waw.pl to pierwszy krok do znalezienia zaangażowanych wolontariuszy i wolontariuszek. Poniżej znajdziesz prostą instrukcję, która przeprowadzi Cię przez cały proces tworzenia oferty.

Aby rozpocząć tworzenie oferty, kliknij w granatowy przycisk „Dodaj nową ofertę”. To tutaj tworzysz ogłoszenie, które zobaczą osoby szukające wolontariatu.

Uzupełnij podstawowe informacje o ofercie

Przedstaw działania, do których chcesz zaprosić wolontariuszy. Opisz w ofercie najważniejsze informacje dotyczące zadania. Formularz tworzenia oferty przeprowadzi Cię przez ten proces krok po kroku. Wypełnij w nim kluczowe informacje. Staraj się pisać prostym językiem, by wszystkie informacje były zrozumiałe dla kogoś, kto trafi na Twoją ofertę po raz pierwszy. Pamiętaj – im jaśniej opiszesz swoje potrzeby, tym lepiej dopasują się do zgłoszenia.

Krok 1. Uzupełnij podstawowe informacje

1. Wpisz tytuł swojej oferty.

2. Wybierz sposób zbierania zgłoszeń spośród trzech dostępnych:

   • Zgłoszenia poprzez formularz na Portalu – to polecany sposób, dzięki temu możliwe będzie także korzystanie z innych narzędzi Portalu do zarządzania rekrutacją i wolontariatem.

   • Zgłoszenia przez adres e-mail – konieczne będzie wpisanie adresu e-mail, na który mogą zgłaszać się osoby zainteresowane Twoją ofertą wolontariatu.

   • Zgłoszenia przez formularz zewnętrzny – jeśli posiadasz inny mechanizm, np. stronę swojej organizacji/instytucji, który umożliwia zbieranie zgłoszeń możesz podać link, który przekieruje osoby zainteresowane do formularza zewnętrznego.
     
     WAŻNE: Po publikacji oferty, nie możesz zmienić sposobu zbierania zgłoszeń.

3. Wybierz dla kogo tworzysz ofertę, czy jest ona skierowana do osób indywidualnych czy do grup – oferta dzięki temu będzie widoczna w odpowiednim miejscu, co ułatwi użytkownikom jej wyszukanie

4. Wybierz kategorię – jedną lub kilka (nie więcej niż 5) – do której pasuje Twoja oferta.

5. Wybierz typ oferty. Sprecyzuj czy oferta ma charakter wolontariatu jednorazowego/akcyjnego (np. festiwal, zbiórka), czy to działanie długoterminowe (regularne, systematyczne).

6. Określ czas widoczności oferty, czyli od kiedy do kiedy ma być widoczna na Portalu. To również czas, w którym możliwe będzie zbieranie zgłoszeń. Termin też można przedłużać poprzez późniejszą edycję oferty.
   
   WAŻNE: Oferta pojawi się na Portalu po weryfikacji administratorów, dlatego dzień wybrany jako data początkowa wyświetlania oferty, może być późniejszy (nie więcej niż dwa dni w przypadku weekendu czy świąt) niż dzień, w którym ją przygotowujesz.
   
   Wskazówka: Na każdym etapie tworzenia oferty, możesz zapisać wynik swojej pracy, korzystając z opcji „Zapisz wersję roboczą”. Wszystkie wypełnione dotychczas pola zostaną zachowane do późniejszej edycji.

Krok 2. Uzupełnij dane dotyczące czasu i miejsca Twojego działania

1. Określ miejsce wykonywania wolontariatu, do wyboru masz jedną z czterech opcji:

   • dokładny adres, jedna lub wiele dzielnic – Twoja oferta będzie w widoku publicznym przypisana do dzielnicy/dzielnic

   • wolontariat zdalny - Twoja oferta będzie dostępna pod osobnym filtrem 0 forma zdalna

   • wolontariat wyjazdowy (czyli poza Warszawą).

2. Określ czas zaangażowania, możesz wybrać, czy chcesz wskazać szczegóły czy też są one możliwe do indywidualnego ustalenia (np. w przypadku realizacji zadań niezwiązanych z terminami).

Krok 3. Szczegóły oferty i zgłoszenia

To część formularza tworzenia oferty, który pozwoli Ci doprecyzować i opowiedzieć więcej o Twoim wolontariacie.

1. Opisz swoją ofertę – opowiedz o działaniu, do którego chcesz zaangażować wolontariuszy, o jego kontekście. Opisz cel, beneficjentów, przewidywane efekty.

2. Określ zadania, które czekają na wolontariuszy – przedstaw konkretne zadanie lub katalog do wyboru, dobrą praktyką będzie dobranie takich zadań, dzięki którym przyszli wolontariusze będą mogli zdobywać nowe umiejętności. Upewnij się, że ochotnikom nie zostaną przydzielone zadania tożsame z obowiązkami pracowników organizacji.

3. Określ minimalny wiek wolontariusza, wybierając odpowiednią opcję.

4. Jeśli masz dodatkowe wymagania niezbędne do wykonywania zadań w Twoim wolontariacie, teraz jest czas by je nazwać.

5. Jeśli wybrany przez Ciebie sposób zbierania zgłoszeń to zapisy poprzez formularz na Portalu to teraz możesz wybrać dodatkowe funkcjonalności oferowane przez Portal.

   • określ czy w ramach oferty planujesz rekrutację wolontariuszy na kilka różnych stanowisk. Po wyborze opcji „tak”, możliwe będzie ich określenie.

   • zastanów się jakie dane od wolontariuszy potrzebujesz zebrać, domyślnie formularz zawiera tylko te podstawowe, jednak masz możliwość edycji formularza i dodania innych.

   • wybierz czy i jakie moduły zarządzania wolontariatem będą Ci potrzebne

Krok 4. Podaj dodatkowe informacje

1. Określ świadczenia i korzyści, pamiętaj, aby wybrać tu punkty dotyczące porozumienia oraz ubezpieczenia. To elementy wynikające z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Możesz tez dodać własne punkty.

2. Podaj dane kontaktowe – adres e-mail oraz numer telefonu – pod którymi będzie można uzyskać dodatkowe informacje lub skontaktować się w razie jakichkolwiek problemów, np. ze zgłoszeniem.

3. Możesz dodać pliki możliwe do pobrania, np. Regulamin.

4. Możesz dodać grafikę promującą Twoją ofertę.

Sprawdź ofertę i opublikuj

Zanim opublikujesz ofertę:

• Przeczytaj ją jeszcze raz

• Sprawdź poprawność dat i danych kontaktowych

• Upewnij się, że wszystko jest jasne i zrozumiałe

Gdy wszystko się zgadza kliknij „Opublikuj ofertę”.

Twoja oferta trafi teraz do weryfikacji administratorów Portalu ochotnicy.waw.pl. Sprawdzimy jej poprawność pod kątem formalnym. Po zatwierdzeniu przez administratora Twoja oferta trafi do widoku publicznego i stanie się widoczna na Miejskim Portalu Wolontariatu – ochotnicy.waw.pl.

Co dalej?

Po opublikowaniu oferty możesz:

• przyjmować zgłoszenia chętnych osób,

• kontaktować się z nimi przez Portal,

• zarządzać rekrutacją w panelu organizatora,

• przypisywać wolontariuszy do wydarzeń lub zespołów zadaniowych.

Potrzebujesz pomocy?

Skorzystaj z „Bazy wiedzy” Miejskiego Portalu Wolontariatu i dowiedz się jak napisać atrakcyjną i przyciągającą uwagę ofertę dla wolontariuszy. Jeśli jednak na którymkolwiek etapie pojawią się pytania lub trudności – skontaktuj się z administratorami Portalu.