Zakończenie współpracy wolontariackiej

Ogromna część uwagi i wysiłków każdej osoby koordynującej pracę wolontariuszy skupia się na rekrutacji, organizacji i pracy, tworzeniu dobrego środowiska i motywowaniu ochotników do aktywności. Dla wielu koordynatorów i koordynatorek głównym celem jest też jak najdłuższe utrzymanie wolontariuszy i wolontariuszek w organizacji i praca nad rozwojem wolontariatu długoterminowego. Pozwala on w zaplanowany sposób szkolić i wzmacniać kompetencje wolontariuszy, pogłębiać ich kontakt z otoczeniem i beneficjentami działań, wprowadzać poszczególne osoby coraz głębiej w funkcjonowanie organizacji, ale ponad to wszystko pozwala budować relacje organizacji z wolontariuszem.

Nie można zapominać, że obecność wolontariuszy w naszych organizacjach i instytucjach to proces, który ma także swoje zakończenie i jest ono równie ważne, jak każdy z poprzedzających je etapów. To jak podsumujemy, docenimy i czy choć w najmniejszym stopniu pozostaniemy w kontakcie z naszymi „byłymi” wolontariuszami ma wpływ na budowanie społeczności wokół naszej organizacji, a może też przełożyć się na lepsze efekty rekrutacji kolejnych ochotników i ochotniczek. Dobrze zaplanowane zakończenie współpracy z wolontariuszem na wymiar indywidualny, organizacyjny i komunikacyjny.

Dobre podsumowanie współpracy, czyli jakie?

Ostatni kontakt z osobą w roli wolontariusza w naszej organizacji nie powinien być formalnością, ale okazją do spotkania i rozmowy. Tematem rozmowy powinna być działalność wolontariusza i to jakie efekty dzięki niej udało się osiągnąć, zarówno dla organizacji, jej beneficjentów jak i dla samego wolontariusza. Powinna to być przestrzeń dla obu stron do podzielenia się opinią i refleksją na temat współpracy. To ważny moment informacji zwrotnej w kierunku koordynatora i samej organizacji dotyczący tego jak budujemy środowisko współpracy z innymi osobami. Dobre zaplanowanie takiego spotkania pozwoli nam na uzyskanie bezcennego wkładu w ewaluację podejmowanych przez nas codziennych działań, konkretnego projektu czy innego obszaru z życia organizacji, w który angażowani byli wolontariusze. Warto efekty, wnioski i rekomendacje płynące od wolontariuszy zbierać i przekazywać decydentom w naszej organizacji. Może to wyposażyć ich w cenną wiedzę jak wygląda funkcjonowanie i jakie ma potrzeby nasz wolontariat. Mogą to być też świetne materiały do promocji i pokazywania jak odbierana jest współpraca z nami oczami tych, którzy spędzili w organizacji czas i angażowali się do działań.

Ostatnie spotkanie z wolontariuszem to też okazja do podziękowania, ale ważne jest, aby odnosiło się ono do konkretnych działań i ich efektów. Chodzi o to, abyśmy dziękowali za realizację konkretnych, nazwanych zadań, co jest przejawem indywidualnego traktowania i dostrzeżenia. Pozwala też pokazać wolontariuszowi realny wpływ jaki miał na swoje otoczenie i czego udało się dzięki temu dokonać. Ma to zdecydowanie większą moc niż ogólne wyrazy wdzięczności.

Dobre spotkanie podsumowujące współpracę to także takie podczas którego znajdziemy przestrzeń na rozmowę o zdobytych przez wolontariusza kompetencjach, doświadczeniu i tym gdzie mogą zostać one wykorzystane w przyszłości.

Podkreślanie efektów zaangażowania społecznego i zdobytych kompetencji pozwala wzmocnić znaczenie i korzyści z czasu spędzonego w naszej organizacji i działalności wolontariackiej. Jest to niezwykle ważny element budowania świadomości tego jak szerokie korzyści ma aktywność społeczna i wolontariat.

Co ważne, to ostatnie spotkanie nie musi oznaczać też końca relacji z osobą, która angażowała się działalność naszej organizacji. To że zdecydowała się na zakończenie współpracy w ramach wolontariatu nie oznacza wprost, że nie jest nadal zainteresowana obszarem naszych działań. Warto zapytać czy możemy pozostać w kontakcie i wciągnąć dane wolontariusza  do naszej bazy na przykład na potrzeby wysyłki newslettera czy innych form. Niezależnie od wielkości naszej organizacji warto zastanowić się nad stworzeniem przestrzeni dla „przyjaciół organizacji” – osób z różnych miejsc, działań, związanych z organizacją i zainteresowanych jej działaniami. To idealna przestrzeń do której możemy zapraszać naszych wolontariuszy i utrzymywać z nimi kontakt. Być może ktoś z nich poleci wolontariat u nas swoim znajomym, może w innej formie zaangażuję się we współpracę, a może kiedyś będzie chciała do wolontariatu wrócić. Ta przestrzeń i kanał komunikacji z osobami związanymi z organizacją to świetne miejsce do pokazywania wolontariackiej aktywności, świętowania ważnych dla wolontariuszy momentów, zaproszeń na wydarzenia czy do udziału w kolejnych działaniach, co w efekcie pozwala na budowanie wokół organizacji czy instytucji społeczności osób przychylnych, wspierających i zainteresowanych pozostawaniem z nami w relacji i w kontakcie.

Okazja do spotkania

Indywidualne spotkanie z koordynatorem wolontariatu jest niezbędnym elementem podsumowania każdej dłuższej współpracy wolontariackiej. W zależności od naszych możliwości, specyfiki zespołów w których pracujemy i stopnia zaangażowania wolontariusza podziękowanie i pożegnanie w ramach wolontariatu może być okazją do spotkania w szerszym gronie. Mogą wziąć w nim udział osoby, które na co dzień współpracowały z daną osobą, a także inni wolontariusze. Publiczne docenienie i informacja o efektach współpracy to świetny element integracyjny i motywacyjny. Takie wydarzenie, nawet przeprowadzone w kameralnym gronie, może też być po prostu miłym akcentem, okazją do spotkań, wspomnień i atmosfery wdzięczności. Podobnie jak sama praca wolontariuszy, tak i jej zakończenie może służyć obu stronom. Oczywiście może być też czasem na wręczenie podziękowania, zaświadczenia, drobnego upominku, jeśli taki przygotowaliśmy.

Wartościowa wiadomość dla innych

Zakończenie współpracy z wolontariuszem może być faktem wartym zakomunikowania otoczeniu. To nie jest standardowe podejście do komunikacji wolontariatu, w którym mówimy publicznie głównie o rekrutacji lub realizowanych działaniach. Dobre i odważne pokazywanie, że wolontariat w naszej organizacji jest ważny, niezależnie od etapu współpracy, to dowód nie tylko dbałość o każdy z elementów procesu, ale też na uważność na ludzi, z którymi działamy. Każda współpraca wolontariacka to przecież historia, która może być warta opowiedzenia. W każdej z nich znajdziemy nie tylko obraz tego co wolontariusze robią w naszej organizacji czy instytucji, ale też jacy my jesteśmy – jak funkcjonujemy na co dzień, jak budujemy przestrzeń do zaangażowania i jak zapraszamy do niej innych. Opowiadanie o tym przez pryzmat współpracy z wolontariuszami może być ciekawą odmianą od dość standardowych informacji o bieżących działaniach i projektach. Publiczne docenianie wolontariuszy, to jak żegnamy się ze współpracownikami i jak dziękujemy im za wkład w to co robimy, świadczy o atmosferze i kulturze w naszej organizacji. Oczywistym efektem takiej komunikacji jest wkład w budowanie naszej marki, nie tylko jako dobrego organizatora wolontariatu, ale też szerzej – jako wrażliwego i doceniającego partnera współpracy.

Każde zakończenie współpracy jest ważne!

Niezależnie od tego czy kończymy współpracę po latach, czy kończymy szybki wolontariat akcyjny to co zrobimy w finalnym momencie współpracy jest ważne. Każda forma podsumowania i docenienia jest ważna i powinna mieć miejsce. To jaka ona jest, powinno być adekwatne do możliwości i zakresu zaangażowania wolontariuszy. Podczas wolontariatów akcyjnych, podczas wydarzeń sportowych czy kulturalnych, może wystarczyć chwila spotkania, zbiórki w większym gronie, szybkiego podsumowania i publicznego podziękowania, symbolicznego „przybicia piątki”. Jeśli współpracowaliśmy dłużej, zbudowaliśmy relacje, warto pomyśleć o formach opisanych w tym materiale. Pomoże nam to utrzymać relację na przyszłość oraz świadomie budować i rozwijać trwałą społeczność zaangażowanych osób.