Jeśli tytuł artykułu wyda się Wam truizmem, zrozumiem. Zapewne słyszeliście już podobną kwestię wiele razy. Zdecydowałam się jednak powtórzyć ją po raz kolejny, bo ze wskazówkami, które wydają się nam oczywiste, jest jak z codzienną gimnastyką: wszyscy znają, mało kto regularnie stosuje. Chcę więc nas wszystkich nie tyle po raz pierwszy zapoznać z ćwiczeniami – czyli z przydatnymi zasadami dobrej komunikacji – ile zachęcić do pracy nad nawykiem – czyli do codziennego praktykowania tych zasad.
Współpracuj
Według filozofa języka i badacza komunikacji, Paula Grice’a, podstawą dobrej rozmowy jest współpraca. Zasada kooperacji Grice’a brzmi: „Wnoś swój wkład do konwersacji tak, jak tego w danym jej stadium wymaga przyjęty cel czy kierunek wymiany słów, w której bierzesz udział”.
Co dla nas z tego wynika?
- Wnoś swój wkład – nie ma dobrej komunikacji bez zaangażowania. Jeśli z jakichś przyczyn nie możemy w pełni oddać się rozmowie, poszukajmy innego momentu, w którym będziemy mogli to zrobić. Jeśli to niemożliwe, wnieśmy uczciwie całość naszej uwagi, naszej energii i naszych kompetencji, którymi akurat dysponujemy.
- Przyjęty cel – umówmy się z rozmówcą, o czym rozmawiamy i do czego chcemy dojść. Upewnijmy się, że oboje rozumiemy cel tak samo. Jeśli zgodzimy się co do jakiegoś kierunku, trzymajmy się go – nie zbaczajmy z tematu, nie zaskakujmy rozmówcy niespodziewanymi wątkami.
- Wkład taki, jaki jest potrzebny w danym stadium – zastanówmy się, kiedy dany etap rozmowy powinien ustąpić miejsca czemuś innemu, na przykład refleksji, działaniu albo… ciszy.
Zasada kooperacji zawiera w sobie również zasadę domniemania niewinności, a nawet więcej – domniemania dobrej woli. Według Grice’a dla porozumienia jest kluczowe, aby założyć, że druga strona wchodzi w rozmowę z jak najlepszymi chęciami. Nie ma zamiaru wprowadzać w błąd, ukrywać swoich zamiarów, okłamywać – i takiego samego zachowania może się spodziewać po nas. Chodzi tu też o to, abyśmy nie kierowali się na starcie automatycznymi ocenami i uprzedzeniami. To bardzo trudne, bo przecież mamy swoje opinie o ludziach i one wpływają na nastawienie, z którymi wchodzimy w komunikację. Starajmy się jednak najmocniej, jak to możliwe, zawieszać nasze utarte sądy, żeby zrobić miejsce na ciekawość i otwartość. Zanim ocenimy, spróbujmy naprawdę dać szansę słowom drugiej strony. Życie potrafi zaskakiwać, ludzie też.
Postaw na konkret
Osoby będące wolontariuszami, koordynujące wolontariat czy zarządzające organizacjami prowadzącymi wolontariat łączy wiele rzeczy – między innymi współpraca w różnorodnych zadaniach. Aby toczyła się ona płynnie, warto postawić zwłaszcza na jasność i konkretność komunikacji. Jak je uzyskać?
- Sprawdzajmy, kto co wie. Nie dawajmy się zwieść założeniu, że coś jest oczywiste. Upewniajmy się, że każda osoba w zespole dostała potrzebne informacje.
- Twórzmy warunki do płynnej komunikacji. Ustalmy, jaki kanał najbardziej odpowiada obu stronom, i używajmy go. Nie oszczędzajmy czasu na rozmowach – pół godziny, które urwiemy ze spotkania informacyjnego, prędzej czy później stracimy na rozwiązywanie nieporozumień.
- Bądźmy dostępni. Nie zapadajmy się nagle pod ziemię. Jeśli nie możemy rozmawiać czy odpowiedzieć na wiadomość, dajmy znać, kiedy to zrobimy. Dzięki temu odbiorca poczuje się bezpiecznie i przestanie się dopraszać o naszą reakcję (a dopraszania się zazwyczaj nie lubią obie strony).
- Zanim zaczniemy mówić lub pisać, pomyślmy, jakie informacje są najważniejsze dla odbiorcy z punktu widzenia danej sytuacji. Rozmawiajmy o tym, co istotne.
- Doprecyzowujmy pojęcia. „Często” to ile razy? Jak się robi rzeczy „lepiej”? Czy „rano” to godzina 6, 8, a może 10? W języku kryje się wiele nieścisłości. Sprawdzajmy, jak rozumie dane pojęcie nasz rozmówca, i uzgadniajmy wspólne znaczenia.
- O codziennych sprawach mówmy po „codziennemu”. Nie ma nic złego w krótkich, prostych zdaniach. Wręcz przeciwnie – to właśnie one prowadzą nas do celu i działania. Erudycyjną komunikację zostawmy sobie na bardziej uroczyste momenty – na przykład świętowanie sukcesu akcji wolontariackiej.
Zobacz człowieka
W komunikacji bez względu na kontekst, zadanie do załatwienia czy role w zespole stoi przed nami żywy człowiek. Niech uważność na to zawsze będzie dla nas punktem wyjścia. Precyzja, konkret, płynność, cel – wszystko to ma ogromne znaczenie, ale komunikacja to nie tylko wymiana informacji. To też relacja. Spotkanie. Zanim zatem otworzymy usta, podniesiemy pióro albo przyłożymy palce do klawiatury, złóżmy wewnętrzne postanowienie: cokolwiek się w tej rozmowie wydarzy, nie zgubię z oczu szacunku i empatii do mojego rozmówcy.
Z takiej postawy rodzi się prawdziwe partnerstwo. Nie musi ono wcale oznaczać równości w hierarchii. To normalne, że koordynator wolontariatu ma w stosunku do wolontariusza oczekiwania albo czasem nie może się zgodzić na jego propozycje. Partnerstwo nie musi zakładać bezwarunkowej zgody. Chodzi raczej o szacunek, otwartość i uczciwość – nawet wtedy, gdy przydziela się komuś zadania, a potem sprawdza ich wykonywanie czy prosi o poprawki.
Ja jestem w porządku, Ty jesteś w porządku. Od tego zaczynajmy każdą komunikację – zarówno w wolontariacie, jak i poza nim – a wiele węzłów rozluźni się naturalnie.
Autorka: Katarzyna Osior-Szot, Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu
Zapoznajcie się z kompleksową ofertą wsparcia dla wszystkich organizatorów wolontariatu w Warszawie!
Artykuł powstał w ramach oferty wsparcia dla organizatorów wolontariatu, której bezpośrednim realizatorem jest Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu. Działanie jest finansowane ze środków miasta stołecznego Warszawy, w ramach realizacji projektu "Ochotnicy warszawscy".