Pytanie postawione w tytule artykułu wydaje się dość proste, ale tak naprawdę dotyczy kwestii złożonej i kluczowej, aby najpierw dobrze zaplanować, a następnie poprowadzić program wolontariacki w organizacji. Czasami może się wydawać, że wejście we współpracę z wolontariuszami dzieje się samo. Zawsze jednak jest to krok strategiczny, wprowadzający organizację na nowe tory, stawiający przed nią różne obowiązki i wyzwania, a nierzadko – zmieniający jej oblicze.
Czy warto podejmować taki trud? Na pewno tak, ale żeby przyniósł pożądane rezultaty, trzeba się do niego dobrze przygotować. Decyzję o rozpoczęciu współpracy z wolontariuszami podejmuje zazwyczaj zarząd lub kadra kierownicza organizacji, nawet jeśli inicjatywa jest oddolna. To ważne, bo wpływa na podział sfer odpowiedzialności, budowanie strategii, zarządzanie zespołem i wydatkowanie pieniędzy. Taka decyzja powinna wynikać z analizy możliwości i potencjału organizacji. Przede wszystkim należy odpowiedzieć sobie na pytania:
- Po co nam wolontariat?
- Do czego naszej organizacji są potrzebni wolontariusze?
- Co chcemy osiągnąć, zapraszając wolontariuszy do współpracy?
Być może po namyśle i dyskusji dojdziemy do wniosku, że chwilowo nie mamy ani potrzeby, ani zasobów, aby wdrożyć program wolontariatu. I nie ma w tym nic złego – chodzi przecież nie o uleganie modom czy presji, ale o strategiczne decyzje co do rozwoju naszej organizacji i realizacji misji, do której została powołana. Jak znaleźć odpowiedzi na te pytania? Warto pogłębić refleksję i spojrzeć na organizację trochę z boku, obiektywnie. Zapytajmy zatem jeszcze: Jaka jest misja naszej organizacji?
- Czy z misji wynikają konkretne zadania, do których możemy zaprosić wolontariuszy i wolontariuszki? Jak radzimy sobie z tymi zadaniami teraz, bez nich? Kto za nie odpowiada?
- Czy realizacja zadań stoi obecnie na wystarczającym poziomie? Jeśli tak, to dlaczego chcemy zapraszać do nich wolontariuszy i wolontariuszki? Jeśli nie, to czy zamierzamy angażować wolontariuszy i wolontariuszki do wszystkich takich działań, czy tylko do niektórych?
- A może z misji naszej organizacji wynikają jakieś zadania, których do tej pory nie realizowaliśmy, i to będzie potencjalna przestrzeń dla wolontariatu?
- Czy mamy zasoby, aby prowadzić program wolontariatu: koordynatora, finanse, pomieszczenie, szkolenia, potencjalne narzędzia do dziękowania wolontariuszom i wolontariuszkom?
- Czego oczekujemy od wolontariuszy i wolontariuszek? Na jakich wartościach chcemy oprzeć współpracę z nimi? Jak sobie wyobrażamy naszego idealnego wolontariusza?
Jeśli odpowiemy na te pytania naprawdę szczerze i kompleksowo, znacznie ułatwimy sobie przygotowywanie programu wolontariatu w naszej organizacji – przygotowywanie, jeszcze nie samą współpracę z wolontariuszami i wolontariuszkami. Im więcej uważności i metodycznej pracy na tym etapie, tym większe szanse powodzenia w przyszłości. Podczas fazy przygotowań powinniśmy skupić się na tym, aby ułożyć wolontariat spójnie z naszą wizją i misją, a także tym, co mamy zapisane w celach statutowych naszych działań i innych dokumentach programowych. Warto wrócić do statutu i sprawdzić jego zapisy. Czy działalność wolontariacka została w nim przewidziana? Jeśli nie, będziemy potrzebować jego zmiany. Może wdrażanie wolontariatu w naszej organizacji stanie się świetną okazją, aby sprawdzić dokumenty założycielskie, odświeżyć misję i wizję, a wręcz ułożyć niektóre zapisy na nowo? To przecież pożyteczny proces, przez który warto co jakiś czas przechodzić.
Jak zabrać się do planowania programu wolontariatu? Od czego zacząć, aby był dobrze wpisany w DNA naszej organizacji? Warto zastanowić się nad naszymi mocnymi i słabymi stronami, a także potencjalnymi szansami i zagrożeniami – czyli zrobić analizę SWOT. Pomyślmy: Jakie nasze atuty możemy wykorzystać w pracy z wolontariuszami i wolontariuszkami? Co z punktu widzenia funkcjonowania naszej organizacji może okazać się przeszkodą we wdrażaniu wolontariatu? Jakiej pozytywnej zmiany się spodziewamy po programie wolontariackim, a jakie ryzyko się z nim wiąże? Poddajmy analizie finanse, zespół, zaplecze, kulturę organizacyjną, kwestie wizerunkowe, relacje z odbiorcami i darczyńcami.
Po przepracowaniu analizy SWOT przyjdzie czas na to, abyśmy przyjrzeli się naszym interesariuszom pod kątem ich potrzeb – chcemy bowiem, aby wolontariat był odpowiedzią na potrzeby organizacji, wolontariuszy i odbiorców naszych działań. Dokładnie i precyzyjnie określmy wszystkich naszych interesariuszy. Następnie zastanówmy się, którzy z nich będą wchodzili w interakcje z wolontariuszami i wolontariuszkami. Proces zakończmy na wskazaniu tych ich potrzeb, na które wolontariat będzie mógł odpowiedzieć.
Wprowadzanie wolontariatu w organizacji to z pewnością złożony projekt. Czasami podczas przygotowań coś może nam umknąć, dlatego warto dokładnie spisać wszystkie wyniki analiz, rozmów, odpowiedzi na pytania i zrobić sobie checklistę. Oto aspekty, które warto przeanalizować, aby wolontariat trafnie odpowiadał na potrzeby naszej organizacji:
- cele programu wolontariackiego;
- działania i zadania, do których zapraszamy wolontariuszy i wolontariuszki;
- wartości, na których opieramy program wolontariacki;
- zasady realizacji wolontariatu oraz współpracy wolontariuszy i wolontariuszek z organizacją;
- kwestie formalne (zgody, umowy, rezygnacja ze współpracy itp.);
- profil idealnego wolontariusza;
- świadczenia dla wolontariuszy i wolontariuszek;
- proces rekrutacji (metoda ogłoszeń, osoba odpowiedzialna, kryteria rekrutacyjne);
- proces wdrożenia oraz przeszkolenia wolontariuszy i wolontariuszek;
- system monitorowania, motywowania, wspierania oraz doceniania wolontariuszy i wolontariuszek;
- ewaluacja działań;
- rola koordynatora wolontariatu;
- rola innych pracowników i członków zespołu instytucji.
Dobrze przeprowadzona analiza da solidne podstawy do przygotowania programu wolontariatu, a to z kolei przełoży się na dobrą, zgodną ze standardami współpracę z wolontariuszami i wolontariuszkami. A potem? Czeka nas nagroda: radość i obustronna satysfakcja.
Autor: Agnieszka Lissowska-Lewkowicz, Prezes Stowarzyszenia Centrum Wolontariatu
Zapoznajcie się z kompleksową ofertą wsparcia dla wszystkich organizatorów wolontariatu w Warszawie!
Artykuł powstał w ramach oferty wsparcia dla organizatorów wolontariatu, której bezpośrednim realizatorem jest Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu. Działanie jest finansowane ze środków miasta stołecznego Warszawy, w ramach realizacji projektu "Ochotnicy warszawscy".