Wolontariat – jak to działa? Czyli co każdy organizator wolontariatu wiedzieć powinien

„Wolontariat – jak to działa?” to zbiór najważniejszych etapów współpracy z ochotnikami, stworzony w celu wspierania rozwoju kompetencji warszawskich organizatorów wolontariatu. Materiał został przygotowany dla wszystkich organizacji i instytucji, które chcą aby ich współpraca z wolontariuszami przebiegała na jak najwyższym poziomie. Poniższe kroki mogą posłużyć zarówno zdobywaniu pierwszych doświadczeń we współpracy z wolontariuszami, jak i doskonaleniu już trwającej współpracy. 

Organizując wolontariat zyskujemy okazję do wymiany wiedzy i doświadczeń, nawiązania wartościowych relacji i poszerzenia swoich możliwości. Dowiedz się jak zaangażować ochotników do Twoich działań i poczuj się pewnie jako organizator wolontariatu.

Kliknij tutaj, aby pobrać broszurę "Wolontariat - jak to działa? Czyli co każdy organizator wolontariatu wiedzieć powienien"

1. Sprawdź, czy możesz być organizatorem wolontariatu.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wolontariusze mogą wykonywać świadczenia na rzecz m.in.:

• organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 Ustawy w zakresie ich działalności statutowej, w szczególności w zakresie działalności pożytku publicznego, z wyłączeniem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej,
• organów administracji publicznej oraz jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez te organy, z wyłączeniem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej;
• podmiotów leczniczych w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej w zakresie wykonywanej przez nie działalności leczniczej, z wyłączeniem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej.

Z wolontariatu została wyłączona działalność, która wiąże się z zyskiem finansowym dla organizatora wolontariatu.

2. Określ potrzeby i możliwości swojej organizacji.

• Sprecyzuj, kto będzie odpowiadał za współpracę z wolontariuszami (powołaj koordynatora wolontariuszy). Koordynator powinien zdobyć niezbędną wiedzę na temat wolontariatu (np. w formie szkoleń, publikacji itp.).Zadbaj o to, aby koordynator wolontariatu miał czas i zaplecze do wykonywania swoich obowiązków.

Nawiązanie współpracy z wieloma wolontariuszami jednocześnie wiąże się z wieloma obowiązkami, dlatego jeśli jest taka możliwość warto zadbać o odrębne stanowisko koordynatora.

• W gronie pracowników zastanówcie się nad potrzebami i wymaganiami organizacji, przedyskutujcie obawy, nadzieje i cele. Określcie potrzebną liczbę wolontariuszy oraz zadania/projekty/aktywności, przy których moglibyście współpracować . Do współpracy z wolontariuszami powinni przygotować się wszyscy pracownicy.

Zadania powierzane wolontariuszom mogą wymagać także eksperckiej wiedzy i angażować osoby o specjalistycznym wykształceniu lub umiejętnościach (np. lekarz, radca prawny, księgowy). Specyfika pracy z wolontariuszami-ekspertami może różnić się od typowej ścieżki współpracy i organizacji wolontariatu.

• Pamiętaj, że współpraca z wolontariuszami to wymiana korzyści. Na każdym etapie dąż do tego, aby wolontariusze mogli się poczuć częścią organizacji, identyfikowali się z jej misją i celami.
• Nie zapominaj, że wolontariat jest dobrowolny, czym znacząco różni się od praktyk studenckich czy programów stażowych, a jednocześnie jest także szansą poszerzania indywidualnych kompetencji.

3. Sprecyzuj zadania i obszary pracy wolontariuszy.

• Określ „profil wolontariusza” – jakie cechy, umiejętności i doświadczenie powinien posiadać.
• Określ szczegółowy zakres zadań. Dbaj o to, aby propozycje były różnorodne, a wolontariusz mógł dzięki nim zdobyć nowe umiejętności. Upewnij się, że ochotnikom nie zostaną przydzielone zadania tożsame z obowiązkami pracowników organizacji.
• Przygotuj program współpracy z wolontariuszami i plan działań w zakresie wolontariatu, jaki będzie realizować organizacja.

Pozwoli to uporządkować pracę i określić priorytety.

• Zostaw przestrzeń na własną inicjatywę wolontariuszy, nie bój się otwarcia na ich kreatywność.

4. Stwórz zaplecze.

• Upewnij się, że masz przygotowane niezbędne świadczenia dla wolontariuszy (porozumienie i polisę NNW, jeżeli czas współpracy tego wymaga – patrz pkt. 7), zastanów się jakie dodatkowe świadczenia możesz zapewnić (np. strój, posiłek).

Wolontariusze niepełnoletni mogą zawrzeć porozumienie za zgodą opiekuna.

• Ustal regulamin wolontariatu w swojej organizacji.
• Przygotuj bezpieczną i komfortową przestrzeń pracy dla wolontariuszy.
• Zastanów się, jakich szkoleń będą potrzebować wolontariusze.
• Rozważ przygotowanie kompendium wiedzy (informatora) dla wolontariuszy z niezbędnymi informacjami na temat swojej organizacji/instytucji.

5. Promuj wolontariat.

• Przygotuj ogłoszenie rekrutacyjne. Upewnij się, że zawiera ono niezbędne informacje: krótki opis projektu; zakres zadań i czas ich trwania; świadczenia, które zapewniasz oraz dane do kontaktu.
• Umieść informacje o wolontariacie w stałej zakładce na swojej stronie www/portalu społecznościowym.
• Załóż konto i zamieszczaj oferty na www.ochotnicy.waw.pl.
• Korzystaj z różnych innych kanałów promocji (media społecznościowe, plakaty itp.).

6. Przeprowadź rekrutację.

• Przygotuj formularz rekrutacyjny , scenariusz rozmowy rekrutacyjnej oraz przestrzeń do jej przeprowadzenia.

Pamiętaj o przestrzeganiu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych w zakresie przetwarzania danych osobowych wolontariuszy.

• Zadbaj o bieżącą komunikację z kandydatami i informowanie o przebiegu kolejnych etapów rekrutacji.
• Podczas spotkania rekrutacyjnego poznaj motywacje, oczekiwania, kwalifikacje i dyspozycyjność wolontariuszy. Jednocześnie przedstaw swoją organizację/opowiedz o przygotowywanym wydarzeniu.
• Jeśli nie chcesz podjąć z kimś współpracy, poinformuj o tym, wskazując na obiektywne przyczyny odmowy.
• W przypadku wolontariatu długoterminowego rozważ możliwość wprowadzenia próbnego okresu współpracy.

7. Podpisz porozumienia z wolontariuszami.

• Zawarcie porozumienia jest obowiązkowe, jeżeli okres współpracy przekroczy 30 dni (art. 44 ust. 4 Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). Warto zawrzeć porozumienie niezależnie od czasu trwania wspólnych działań.

Możesz skorzystać z wzoru porozumienia zamieszczonego na naszej stronie. 

Zawierając pisemną umowę będziesz mieć pewność, że zasady współpracy są jasne dla obu stron.

• Pamiętaj o wykupieniu polisy NNW, jeśli okres współpracy będzie krótszy niż 30 dni. Jeżeli czas współpracy przekracza 30 dni nie trzeba wykupywać polisy NNW, ponieważ ubezpieczenie jest finansowane z budżetu państwa.

8. Przygotuj wolontariuszy do działania.

• Przeprowadź spotkanie organizacyjne i integracyjne. Zadbaj o jasny i zrozumiały podział obowiązków. Zbuduj zespół – rób to stopniowo, ale konsekwentnie.

Zgranie zespołu ma wpływ na zaangażowanie i motywacje wolontariuszy.

• Zapoznaj wolontariuszy z miejscem wykonywania zadań. Poinformuj także o możliwych zagrożeniach wynikających z wykonywanych obowiązków. Jeżeli jest to niezbędne, przeprowadź szkolenie BHP.
• Zapoznaj wolontariuszy z zespołem pracowników.
• Przygotuj wolontariuszy do pracy (np. przeprowadź szkolenia).

Zadbaj o to, aby szkolenia nie tylko przygotowywały wolontariuszy do pracy przy danym wydarzeniu, ale miały też charakter uniwersalny, a wiedza na nich zdobyta była przydatna także poza działalnością wolontariacką (np. szkolenia z komunikacji interpersonalnej).

• Rozważ wyłonienie liderów spośród wolontariuszy – osób najbardziej kompetentnych i zaangażowanych, które mogę stanowić wsparcie dla koordynatora.

9. Pracuj z wolontariuszami na bieżąco.

• Planuj pracę wolontariuszy, biorąc pod uwagę nie tylko potrzeby swojej organizacji, ale także jak najlepsze warunki i komfort wolontariuszy.
• Miej na uwadze, że w trakcie wydarzeń krótkoterminowych koordynator musi mieć stały kontakt z wolontariuszami i być obecny na miejscu wykonywania przez nich zadań.
• Wolontariusz jest częścią Twojej organizacji, prowadź współpracę w oparciu o partnerskie relacje. Bądź uprzejmy i konsekwentny, dbaj o atmosferę.
• Motywuj i wspieraj wolontariuszy na co dzień, nie zapomnij o różnorodnych (i proporcjonalnych do zadań i zaangażowania) formach docenienia.

Np. obchodźcie wspólnie Międzynarodowy Dzień Wolontariusza (5 grudnia).

• Pamiętaj o prowadzeniu systematycznych spotkań z wolontariuszami. Dbaj o to, by realizowane działania odpowiadały zarówno instytucji, jak i wolontariuszom.
• Staraj się zapewnić wolontariuszom (i koordynatorowi!) okazje do rozwoju umiejętności (np. informuj o konferencjach, zapraszaj do udziału w szkoleniach tematycznych).
• Promuj działalność wolontariacką, informuj o sukcesach i kolejnych rekrutacjach.

10. Monitoruj i oceniaj.

• Oceniaj wartość i jakość współpracy względem zakładanych celów.
• Weryfikuj założenia, bądź gotów na ich modyfikacje. Informuj wolontariuszy o planowanych zmianach, bądź otwarty na ich sugestie.
• Udzielaj wolontariuszom informacji zwrotnej. Pokazuj jak ich zaangażowanie przekłada się na efekty.
• Dbaj o sukcesywne podsumowywanie działań wolontariuszy (w formie raportu czy prezentacji). Zadbaj, o to by te informacje były znane wszystkim współpracownikom. Jeśli chcesz, możesz je również pokazać na stronie organizacji.

Zakończenie współpracy.

• Podsumuj wspólne działania, poproś wolontariuszy o informację zwrotną na temat Waszej współpracy.
• Zaplanuj formę podziękowania wolontariuszom. Przygotuj certyfikaty (i referencje dla wolontariuszy, którzy o to poproszą).
• Pamiętaj, że pozytywne wrażenia wolontariuszy ze współpracy z Twoją organizacją są jej najlepszą wizytówką.